三島村教育委員会文書処理規程

○三島村教育委員会文書処理規程

平成6年10月1日

教委訓令第2号

第1章　総則(第1条―第6条)

第2章　事務局

第1節　文書の受付及び配布(第7条・第8条)

第2節　文書の処理(第9条―第17条)

第3節　文書の浄書及び発送(第18条―第20条)

第4節　文書の整理(第21条・第22条)

第5節　文書の編集及び保存(第23条―第25条)

第3章　教育機関(第26条・第27条)

第4章　補則(第28条)

附則

第1章　総則

(趣旨)

第1条　この規程は、三島村教育委員会事務局(以下「事務局」という。)及び教育機関(学校を除く。以下同じ。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、事務局及び教育機関において受け付け、発送し、又は保管する全ての文書(帳簿、小包等を含む。以下同じ。)をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、丁寧に取扱い、その処理は、確実かつ迅速に行い、常に処理経過を明らかにして、事務能率の向上に努めなければならない。

(事務局長等の職務)

第4条　事務局長(以下「事務局長」という。)は、事務局及び各教育機関の文書事務が適正かつ迅速に処理されるように指導し、又は必要な指示をし、その促進に努めなければならない。

2　教育機関の長は、文書事務が適正かつ迅速に処理されるとともに、正確に保存されるように努めなければならない。

(公文の種類)

第5条　公文の種類は、次のとおりとする。

(1)　法規文

ア　規則　地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第14条第1項の規定により制定するもの

(2)　公示文

ア　告示　行政行為の結果又は事実を公示するもの

イ　公告　一定の事実を公示するもの

(3)　令達文

ア　訓令　所管の諸機関及び職員に対して発する一般的命令

イ　指令　住民に対する下命、禁止、許可、免除、特許、認可等

(4)　その他の公文、通達、通知、照会、回答等

2　公文のうち、告示及び訓令は、教育委員会又は教育長が発し、その他のものは、それぞれ権限を有するものが発する。

(文書の記号及び番号)

第6条　文書(公告を除く。)には、番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を表示することが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

2　規則には三島村教育委員会を、告示及び訓令には教育委員会が発するものにあつては三島村教育委員会、教育長が発するものにあつては三島村教育委員会教育長を、それぞれ冠し、規則等文書番号簿(様式第1号)によりその種類ごとに番号を付け、その都度整理するものとする。

3　前項以外の文書には、次に掲げる記号を付け、かつ、文書受発簿(様式第2号)により番号を付けるものとする。

(1)　事務局にあつては、「三教第」

(2)　教育機関にあつては、その機関名を表示する文字として当該教育機関の長が定めるもの

4　前2項の番号は、第2項に規定する文書については暦年、前項に規定する文書については、会計年度による一連番号とする。

第2章　事務局

第1節　文書の受付及び配布

(文書の受付)

第7条　事務局に到達した文書は、事務局長が指示する職員が受け付けるものとする。ただし、事務局で受け付けることが適当でない文書は、付せんを付けて転送又は返送の手続をしなければならない。

(文書の配布)

第8条　前条に規定する職員は、同条の規定により文書を受け付けたときは、次に掲げる手続を経て、当該文書に係る事務を担当する職員に配布しなければならない。

(1)　一般文書は、全て開封し、軽易な文書を除きその余白に受付日付印(様式第3号)を押すこと。ただし、国又は県の機関からの重要な文書、その他事務局長が特に必要と認める文書は、文書受発簿(様式第2号)に所要事項を記載すること。

(2)　親展文書は、開封しないで封筒に受付印を押し、親展、書留文書等配布簿(様式第4号)に所要事項を記載すること。

(3)　書留文書(現金書留を除く。)は、開封し、その余白に受付印を押し、書留文書等配布簿に所要事項を記載すること。

(4)　現金、金券、収入証紙等は添付された文書の余白に、現金書留は封筒に、それぞれ受付日付印を押し、書留文書等配布簿に所要事項を記載すること。

(5)　前各号に掲げる文書以外の文書は、そのまま配布すること。

2　特に重要又は異例と認められる文書については、教育長の閲覧に供した後に配布するものとする。

第2節　文書の処理

(文書の起案)

第9条　文書を起案するときは、起案用紙(様式第5号)で処理しなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1)　定例的なもので所定の簿冊で処理できるもの

(2)　軽易なもので文書の余白又は付箋紙等で処理できるもの

(3)　口頭(電話)受理用紙(様式第6号)で処理できるもの

2　文書を起案するときは、次の各号によらなければならない。

(1)　法令の目的にかない、適切な内容を備え、十分効果をあげることができるようにすること。

(2)　文案は、易しく分かりやすい口語体とし、公文例のあるものは、これによるものとする。

(3)　文体は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)を用い、意思を簡明にすること。

(4)　起案文には、簡潔な題名を付け、その次に照会、回答、通知等その文書の性質を表わす言葉を括弧書すること。

(5)　起案の趣旨を説明する必要があるものは、理由を記述し、参考となるべき法令その他関係資料のあるものは、これを添付するものとする。

(6)　電報案は、特に簡明にし、略号のあるものは、これを用いるものとする。

(文書の左横書き)

第10条　文書は、書式が定められているもの、祝辞等を除き、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1)　法令の規定により書式を定められているもの

(2)　他の官公庁が書式を定めたもの

(3)　祝辞、賞状、感謝状及びその他これに類するもので、毛筆のもの

(4)　その他事務局長が必要と認めたもの

(取扱いの種類の表示)

第11条　次の各号に該当する文書を起案するときは、それぞれ当該各号の区分により、その取扱いの種類を朱書しなければならない。

(1)　公告するもの　(公告)

(2)　特殊な発送を要するもの　(内容証明)(配達証明)(電報)(書留)(速達)(親展)(受取人払)(小包)(はがき)等

(3)　秘密を要するもの　(秘)

(4)　後閲を要するもの　(要後閲)

(決裁区分の表示)

第12条　事務局長は、回付文書及び起案文書の決裁区分欄に、教育長の決裁を要するものは「甲」、事務局長限りのものは「乙」の表示をしなければならない。

(発信者名)

第13条　事務局において発信する文書の発信者名は、事案により教育委員会名又は教育長名とする。ただし、軽易又は定例的なものは、事務局長名をもつてすることができる。

2　前項の規定にかかわらず、照会に対する回答は、照会を受けた者の名をもつてする。

(回議及び合議)

第14条　回議案は、関係職員に回議した後、上司の決裁を受けなければならない。

2　他の部局に関係のある回議案は、教育長に回議した後、関係職員に合議しなければならない。合議を受けた課長は、特別の事情のある場合のほか、直ちに処理しなければならない。

(後閲及び廃案)

第15条　別に定めるところにより代決した回議案を、上司の閲覧に供しようとするときは、代決者は、「要後閲」と朱書しなければならない。

2　合議済の回議案が廃案となり、又は重大な変更を受けたときは、直ちにその旨を朱書して合議した課長に回覧しなければならない。

(事務局長の審査及び決裁日付印)

第16条　決裁を終わつた起案文書(以下「決裁文書」という。)は、事務局長の審査を受け、決裁日付印(様式第7号)の押印を受けなければならない。

2　前項の審査は、第9条第2項に規定する事項、その他の事項について行うものとする。

(記号等の記入)

第17条　前条の手続を終えた決裁文書で必要があるものは、規則等文書番号簿又は文書受発簿に所要事項を記載するとともに、当該決裁文書に記号、番号及び年月日を記入しなければならない。

第3節　文書の浄書及び発送

(浄書及び校合)

第18条　発送を要する文書(以下「発送文書」という。)は、浄書及び校合を行い、起案用紙の所定欄に浄書者及び校合者が認印を押印するものとする。

(公印の押印)

第19条　発送文書には、三島村教育委員会公印規程(平成6年三島村教育委員会訓令第1号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、教育委員会の所管に属する機関内の往復文書又は軽易な文書は、公印の押印を省略することができる。この場合において、起案用紙の公印欄に「省略」と朱書しなければならない。

2　前項本文の規定にかかわらず、教育長の承認を受けて、公印の押印に代えて発送文書にその印影を印刷することができる。

(文書の発送)

第20条　文書の発送は、次に掲げるところにより庶務係で行うものとする。

(1)　郵便によるものは、郵便物受送簿(様式第8号)により発送する。

(2)　島内文書は、「公文袋」を利用し、発送する。

(3)　規則、告示、その他の規程等で公布又は告示を要するものは事務局において所要の手続を経て公布し、又は公表するものとする。

第4節　文書の整理

(文書の整理)

第21条　文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際していつでも持ち出すことができるように、あらかじめ準備し、紛失、火災及び盗難の予防をするとともに、担当者が不在の場合でも処理経過が明確に判明できるようにしておかなければならない。

(文書の持出し等の禁止)

第22条　文書は、公務による場合のほか、庁外に持ち出してはならない。

2　文書は、教育長の承認を受けなければ、関係職員以外の者に謄写し、若しくは閲覧させ、又はその謄写したものを交付してはならない。