(趣旨)

第1条　この規程は、三島村(以下「本庁」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、「文書」とは、本庁において受け付け、発送し、又は保管する文書(帳簿、小包等を含む。以下同じ。)をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、丁寧に取り扱い、その処理は、正確かつ迅速に行い、常に処理経過を明らかにして事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の職務)

第4条　総務課長は、各課における文書事務が正確かつ迅速に処理されるように指導し、又は必要な指示をし、その促進に努めなければならない。

(文書取扱主任及び代理者)

第5条　各課に文書取扱主任を置き、各課の上席者をこれに充てる。

(文書取扱主任の職務)

第6条　文書取扱主任は、上司の命を受けて、各課における次に掲げる事務を処理するものとする。

(文書の収受及び配付)

第7条　本庁に到達した文書は、総務課総務係において収受し、次の方法により、処理しなければならない。

(時間外における文書の収受)

第8条　勤務時間外及び休日における文書の収受その他の処理は、別に定めるところにより当直員がこれを取り扱うものとする。この場合、重要なもの又は急を要するものについては、直ちに主管課長又は宛名人に電話等でその内容を通知しなければならない。

(郵便料未納文書の収受)

第9条　郵便料の未納又は料金不足の文書は、公務に属すると認めたものに限り、その未納・不足額の料金を納めて、これを収受するものとする。

(収受文書の処理)

第10条　文書取扱主任は、文書の配付を受けたときは、自ら文書受発簿(様式第5号)に記載し、主務課長に回付しなければならない。主務課長は、文書の回付を受けたときは、自ら処理するもののほか、主務者に指示して処理させなけばならない。

(文書の起案)

第11条　軽易なもので、文書の余白に処理案を朱記して処理するもの、又は口頭(電話)で処理できるもの以外のもので、文書を起案するときは、起案用紙(様式第6号)で処理しなければならない。

(文書の左横書き)

第12条　文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(取扱い種類の表示)

第13条　次の各号に該当する文書を起案するときは、それぞれ当該各号の区分により、その欄外に取扱いの種類を朱書しなければならない。

(決裁区分の表示)

第14条　各課長は、回付文書及び起案文書の決裁区分欄に、村長の決裁を要するものは「甲」、副村長限りのものには「乙」、総務課長限りのものは「丙」、課長限りのものは「丁」の表示をしなければならない。

(起案文の持廻り)

第15条　秘密の取扱いを要する文書及び重要又は異例の文書及び内容についての説明を要する起案文は、原則として主管課長又は係長が自ら持廻りして、決裁を受けるものとする。

(秘密文書の取扱い)

第16条　秘密を要する文書は、内容について他に知られることのないようにするとともに、他人の目にふれないように保管しなければならない。

(合議)

第17条　起案文書で他課に関係のあるものは、関係課長に合議した後、上司の決裁を受けなければならない。

(文書の浄書)

第18条　浄書文書で発送を要するものは、主管課において容易に変質し、又は破損しない用紙及び用具を使用し、楷書で正確かつ明瞭に浄書した後、文書受発簿に必要事項を朱記して発送するものとする。

(公印の押印)

第19条　浄書を終わり、発送する文書で公印を押印する必要のあるものは、決裁文書と照合し、契印で割印の上、三島村公印規程(昭和54年三島村訓令第1号)に定める手続により、公印を押し、施行年月日を記入しなければならない。ただし、出張所等に発送する文書又は印刷若しくは謄写刷にした軽易な文書は、契印及び公印の押印を省略することができる。

(発送文書の回付及び発送)

第20条　主管課で浄書した発送文書は、退庁時刻2時間前までに総務課に回付しなければならない。ただし、急を要する場合は、この限りでない。

(特殊な文書の取扱い)

第21条　特殊な取扱いを要するものの処理は、前3条によるもののほか、次の各号の定めるところによる。

(文書の発送)

第22条　前4条の手続を終わつた庁外宛ての文書は、総務課において、次の区分により発送しなければならない。

(施行等の表示)

第23条　発送その他必要な処置の完了した決裁文書は、遅滞なくその事務担当者において、その所定欄の施行年月日等を記入し、整理しなければならない。

(文書の記名)

第24条　発送する文書は、特別の定めがあるもののほか、村長名をもつて処理しなければならない。

(文書番号)

第25条　文書には、次に掲げるところにより文書番号及び年月日を表示しなければならない。ただし、番号を表示することが適当でない文書又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(文書の編集)

第26条　文書は、完結後主務課において各種目ごとに編集整理して保存しなければならない。

(文書の持出し等の禁止)

第27条　文書は公務による場合のほか、庁外に持ち出してはならない。

(未完結文書の保管)

第28条　未完結文書は、その担当者ごとに次の区分に分類表示し、主管課長において常にその経過を掌握するとともに失期することのないよう適切な措置をとらなければならない。

(完結文書の保存)

第29条　完結文書は、主管課においてそれぞれ分類編集し、簿冊目録(様式第12号)を作成整理の上、保存しなければならない。

(編集の方法)

第30条　文書は、次に掲げるところにより編集しなければならない。

(文書の保存期間)

第31条　文書は、他に定めのあるものを除き、次の区分によつてそれぞれ保存しなければならない。ただし、必要により村長の決裁を受けて、その保存期間を伸縮することができる。

(文書保存期間の起算)

第32条　前条の保存期間は、事件が完了した翌年(暦年)から、また、会計事務に関するものは、翌年度(会計年度)から起算する。

(文書の廃棄処分)

第33条　保存期間の満了した文書は、主管課において簿冊目録を整理の上、会計管理者に回付しなければならない。

(文書の保存上の注意)

第34条　保存文書は、日光に当て、また虫害防除薬を用いる等して、虫害及び湿潤を予防しなければならない。