○三島村立学校事務処理規程
昭和60年12月11日
教委訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 服務(第2条―第4条)
第3章 人事記録等の取扱い(第5条・第6条)
第4章 身上に関する手続(第7条―第12条)
第5章 文書取扱い(第13条―第29条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 三島村立学校の職員の服務、身分上の手続及び文書の取扱いに関する事項は、法令その他に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
第2章 服務
(出勤簿)
第2条 職員は、定時までに出勤したことを証するため、出勤簿に押印しなければならない。
2 出勤簿は、校長が指定する職員が毎日点検し、出張、別勤、休暇、研修その他必要とする事項を記入して、整理しなければならない。
(出張)
第3条 職員は、出張を命ぜられたときは、あらかじめ校長の指示を受けて出発するものとする。
2 職員は、出張中用務の都合又は疾病その他やむを得ない事故のため、予定の変更を必要とするときは、速やかにその理由を付して校長の指示を受けなければならない。
3 職員は、出張の用務を終えて帰校したときは、7日以内に復命書(様式第1号)をもつて校長に復命しなければならない。
(別勤及び研修)
第4条 職員を校外勤務させる必要があるときは、校長は、別勤命令簿(様式第2号)によりその勤務に関し必要な事項を処理するものとする。
4 校長は、第2項の規定により研修を承認した場合は、当該職員ごとに、研修計画書及び研修報告書等により研修の状況を把握しなければならない。
第3章 人事記録等の取扱い
2 校長は、資格、任免、給与その他身分上の異動を証するに足る書類に基づき、前項の履歴書記載事項が正確であることを確認し、これを保存しなければならない。
(履歴書の整備)
第6条 校長は、任免、給与その他職員(県費負担の教職員に限る。)の身分上の異動があつたときは、辞令又は異動通知書に基づいて当該職員の履歴書に異動事項を記し、履歴書を整備しなければならない。
第4章 身上に関する手続
(退職)
第7条 職員が退職しようとするときは、その理由及び期日を記した退職願(様式第7号)を、校長を経て教育長に提出しなければならない。
2 校長は、退職願の提出があつたときは、本人の事情を調査し、退職副申書(様式第8号)に退職願と本人の履歴書1通(県外転出の退職のときに限る。)を添えて、退職予定日の7日前までに教育長に副申しなければならない。だたし、村費負担の職員については、退職副申書は要しない。
2 特例法第14条の適用又は準用を受ける者が、結核性疾患のため、休職の許可を受けようとする場合は、次の書類を提出しなければならない。
(1) 休職の理由及び期間を記した休職願
(2) 身体検査判定書
3 結核性疾患によるものを除き、心身の故障のため休職の許可を受けようとする者にあつては、次の書類を提出しなければならない。
(1) 休職の理由及び期間を記入した休職願(様式第10号)(県費負担の教職員は、県教育委員会宛て)
(2) 医師の診断書
4 職員(教育職員を除く県費負担の職員をいう。)が、結核性疾患のため療養休暇をとる場合は、療養休暇願(様式第11号)に身体検査判定書写を添えて、校長を経て教育長に提出しなければならない。
(報告)
第11条 校長は、職員(県費負担の職員をいう。)について、次の各号のいずれかに該当するものがあるときは、速やかにその事情を記した書類をもつて、教育長に報告し、又は届け出なければならない。
(1) 感染症により、出勤できなくなつた場合
(2) 私事故障により、出勤しないことが引き続き2週間を超え、又は傷病により、出勤しないことが引き続き2月を超えるに至つた場合
(3) 条件付採用期間の範囲内において、実際に勤務した日数が90日に達しないと予想される場合
(4) 法令、条例、規則又は規程に違反する事実がある場合
(5) 氏名を変更した場合
(6) 死亡により退職した場合
(7) 私事のため1週間以上県外に旅行する場合
(8) その他勤務上又は一身上重要と認められる事実がある場合
(昇給及び昇格)
第12条 昇給及び昇格の内申手続については、別に指示するところによる。
第5章 文書取扱い
(文書及び簿冊取扱いの原則)
第13条 文書及び簿冊はすべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して一般事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
2 文書及び簿冊のうちで重要なものは、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ準備しておかなければならない。
(処理担当者)
第14条 校長は、文書及び簿冊の処理担当者(以下「文書処理担当者」という。)を定め、次に掲げる事項を処理させなければならない。
(1) 文書の受付け及び配布に関すること。
(2) 文書の発送に関すること。
(3) 簿冊の整理及び保存に関すること。
(4) その他文書処理に関し必要なこと。
(備付け帳簿)
第15条 文書及び簿冊処理のため必要な帳簿は、次のとおりとする。
(1) 文書収発件名簿
(2) 文書送付簿
(3) 簿冊台帳
3 校長は、第1項に定める帳簿のほか、必要な補助帳簿を設けることができる。
(文書の受付け)
第16条 学校に到達した文書は、文書処理担当者において受け付けて、次により処理しなければならない。
(1) 文書は、全て文書収発件名簿(様式第15号)に記入すること。ただし、次に掲げる文書については、その記入を省略することができる。
ア 通知書、案内書その他これに類する軽易な文書
イ 請求書、領収書、見積書及び送り状
ウ 新聞、官公報その他これに類する印刷物
(2) 親展文書は、封皮に受付印(様式第16号)を押して配布すること。
(3) 前号に掲げる文書のほかは、開封の上、受付印を押して配布すること。
(4) 封皮を必要とする文書は、これを添付すること。
(5) 現金及び金券を内容に含む文書は、文書収発件名簿の経過処理欄に金券の種類及び金額を記し、受領印を徴すること。
(文書収発件名簿の記入)
第17条 文書収発件名簿の記入に当たつては、文書到達の順序に従つて整理しなければならない。
(供覧文書)
第18条 閲覧に供する文書は、供覧文書処理印(様式第17号)を押して処理しなければならない。
(文書の起案)
第19条 事案の処理は、原則として文書によるものとし、文書を起案するときは、起案用紙(様式第18号)によらなければならない。ただし、定例であつて、簿冊をもつて処理できるもの若しくは軽易な事件で文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの若しくは符箋用紙で処理できるもの又は口頭(電話)受理用紙で処理できるものは、この限りでない。
(文書の作成)
第20条 供覧文書及び起案文書は、次により作成しなければならない。
(1) 公文用字用語例により簡明かつ平易に記載すること。
(2) 原則として左横書とする。
(3) 関係案件は、支障のない限り一起案とする。
(4) 急施を要する文書及び重要書類には、朱印又は朱書をもつて欄外上部にその旨表示し、機密文書は封筒に入れてその旨表示すること。
(5) 紛失のおそれがある文書には、台紙をつけること。
(電報、電話又は口頭による照会等の処理)
第21条 電報、電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要な事項については、その要領を摘記し、前3条の規定に準じて処理するものとする。
(文書の発送)
第22条 発送文書は、それぞれの係において必要部数を浄書し、文書処理担当者に送付するものとする。
2 文書処理担当者は、前項の送付を受けたときは、直ちに文書収発件名簿に記入の上、発送しなければならない。ただし、この場合においては、第16条第1号ただし書の例によることができる。
3 教育長に送付する文書は、文書送付簿に記入し、送付しなければならない。ただし、軽易と認められるものについては、この限りでない。
(発送文書の要件)
第23条 発送文書には、次による表示をしなければならない。
(1) 文書収発件名簿による順次番号を附すること。
(2) 発送日付を記入すること。
(3) 学校名又は校長名を記入すること。
2 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
(処理済の表示)
第24条 処理を終わつた起案文書には、処理年月日を記入し、文書処理担当者印を押すものとする。
(編集方法)
第25条 完結した文書は、それぞれの係において、次により編集しなければならない。
(1) 文書は全て年度により編冊する。
(2) 同一事件で数年度にわたるものは、その終了の年度に総合し、2以上の事件に関連するものは、最も重要なものに編冊し、それぞれ関連のある編集簿冊の目次及び適当なところにその旨を摘記しておくものとする。
(3) 文書に附属する図面その他で、その文書の簿冊につづり込むことの困難なものは、別に製本表装し、その旨目次及び関連文書に記載しておくものとする。
(4) 編集簿冊には、各冊ごとに索引に供するための目次を付けるものとする。
(5) 簿冊の厚さは、8センチメートルを限度とする。1冊に製本できないものは、適当に分書し、紙数の少ないものは、2年度以上の分を合わせて編集することができる。
(6) 表紙には、簿書の名称、年度、保存期限、それぞれの係名等を記載しておくものとする。
(7) 第3種及び第4種に属するものは、製本及び目次を省略することができる。
(種別及び保存年限)
第26条 簿冊の保存年限及び種別は、別表のとおりとする。ただし、必要と認めるときは、保存年限を延長することができる。
(保存年限の計算)
第27条 保存年限の計算は、その属する年度の翌年度から起算する。
(簿冊の引継ぎ)
第28条 当該年度の簿冊は、当該年度末までに、それぞれの係から文書処理担当者に引き継がなければならない。だたし、やむを得ない簿冊は、年度経過後3箇月以内に引き継がなければならない。
2 前項の期間経過後、それぞれの係において引き続き簿冊を保管しようとするときは、簿冊の種別及びそれぞれの係名を明記して、文書処理担当者に連絡しなければならない。
附則
1 この訓令は、昭和60年12月15日から施行する。
2 この訓令の施行前に作成した諸様式等は、支障のない限り当分の間、用いることができる。
3 三島村立学校事務処理規程(昭和42年三島村教育長訓令第1号)は、廃止する。
附則(平成7年教委訓令第1号)
この訓令は、平成7年12月1日から施行する。
附則(平成21年教委訓令第1号)
この訓令は、平成21年10月1日から施行する。
別表(第26条関係)
第1種(永久) | 第2種(10年) | 第3種(5年) | 第4種(1年) |
学校沿革史 卒業証書授与台帳 旧職員履歴書綴 学則 学校に関係ある法令 条例 規則 訓令 その他 例規となるべきもの |
| 転退学者名簿 辞令交付簿 公文書綴 統計資料綴 諸願出届書綴 出張命令簿 復命書綴 当直日誌 教科用図書配当表 学校日誌 給与簿 勤務関係承認簿 | 学校要覧 一時限りの処理に属する額 伺届、上申、請書 往復文書等 台帳に登記済の文書で5年保存の必要のないもの その他、5年保存の必要のないもの |
| 退隠料(恩給)等請求に関する書類 ・予算差引簿 ・給料関係書類 | 文書収受簿 文書発送簿 退職金等請求に関する書類 授業料徴収台帳 | 領収金日計表 |
指導要録及び写し(学籍簿) |
| 各教科・領域学習 指導計画表 成績考査に関する書類 担任学級、担任教科又は科目、時間表、学習評価一覧表 |
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設計書 校地校舎図面 不動産台帳 不動産引継書 |
| 消耗品受払簿 郵便切手 物品購入請求伝票 物品返納書 物品保管換書 物品亡失き損報告 |
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備品受払(備品台帳) 図書受払簿(図書台帳) 国庫補助事業関係書類 |
| 学校給食用金銭出納補助簿 健康診断表 歯の健康診断表 職員健康診断表 給食用受払台帳等 | 学校給食日誌 保健日誌 |
